تعلم فنون السكرتارية الادارية

الدرس السادس / الحفظ والفهرسة

اليوم سنبدأ شرح
مصطلحين قد يكونا متداولين بيننا كثيراً

لكن هل نعي معناهما ؟؟!! تعال معي
لنبدأ بالتعرف عليهما سوياً ..

أول هذين المصطلحين (( الحفظ ))

الحفظ / ترتيب الأوراق
والمستندات والسجلات الأصلية أو صور منها وتخزينها

بالطريقة التي تكفل سرعة
معرفة مكانها واستخراجها عند الحاجة للرجوع إليها .

لذلك يجب وضع نظام حفظ
مرن ليتناسب مع أي تغير في الظروف بحيث يسهل معرفة

أماكن الملفات وإعادتها
إلى أماكنها بعد الاطلاع عليها ..


ثاني مصطلح (( التصنيف ))

التصنيف /هو تقسيم
الأوراق والسجلات والمستندات الى مجموعات ذات صفات مشتركة

تحفظ كل مجموعة
منها معاً في مكان واحد تحت اسم واحد حتى يسهل معرفة مكان المستند

أو السجل
المطلوب استخراجه من بين المستندات أو السجلات الأخرى ...

أنواع التصنيف ومميزات وعيوب كل صنف :

1-التصنيف الموضوعي :

كل
المستندات والأوراق المتعلقة بموضوع واحد معين توضع معاً في ملف واحد
..

مميزاتها :

* سهولة الوصول الى المستند
المعين اذا عرف الموضوع الذي يتعلق به المستند ..

* لا تحتاج إلى أثاث خاص
لتطبيقها ..

* ان هذه الطريقة تقوم على أساس تقسيم الموضوعات إلى أبواب ،
الأبواب إلى فصول ،

الفصول إلى موضوعات ..

عيوبها
:

* البطء إذ أن على الموظف قراءة المستند جيدا قبل أن يقرر أي
الموضوعات يخص ..

* زيادة التكاليف ، إذ يحتاج إلى موظفين مقتدرين
..

2-التصنيف الجغرافي
:

يتم تقسيم الملفات إلى مجموعات حسب الموقع الجغرافي ، فتوضع ملفات
الأشخاص

الذين يقطنون في حي أو مدينة أو محافظة في ملف خاص ..

مميزاتها :

* يمكن استخراج الملف بسرعة عند معرفة المنطقة
الجغرافية ..

* صعوبة الخلط بين ملفات الأشخاص الذين تتشابه
أسماؤهم..

* تغني عن استعمال الفهارس ..

عيوب
التصنيف الجغرافي :

* لا يمكن استخراج ملف أحد الأشخاص إلا إذا عرف
اسمه وعنوانه ..

* قد يختلط الأمر على الموظفين الذين يقومون بالحفظ ،
فيضعون بعض الملفات

في غير مناطقها لجهلهم بأسماء المدن ومواقعها
..

3-التصنيف الزمني أو التاريخي
:

يتم ترتيب المحفوظات في هذه الطريقة بحسب التاريخ الذي وصلت فيه
إلى المؤسسة

حيث يعتبر هو الأساس في عملية التصنيف ..

* تستعمل هذه الطريقة في كثير من المؤسسات مثل: البنوك
*

4- التصنيف الهجائي
:

تستعمل هذه الطريقة عندما يكون بالإمكان التعبير عن رؤوس الموضوعات
المراد

تصنيفها بكلمة واحدة رئيسية ..

5-التصنيف اللفظي :

بعض الأسماء
وخاصة الأجنبية قد تتشابه عند لفظها ، ولكنها تختلف عند تهجئتها

ولمواجهة
هذه المشكلة ظهرت طريقة الحفظ اللفظي أو الصوتي ...

الجزء الثاني من الدرس السادس /واجبات السكرتير
الثانوية

أخذنا في الدرس الرابع والخامس والسادس واجبات السكرتير
الأولية والأساسية

واليوم سنبدأ بشرح واجباته الثانوية ....

1-السكرتير وترتيبات السفر والحجز

يقوم الرئيس أو المدير
في الوزارات أو المؤسسات بزيارات عمل داخلية أو خارجية

لحضور مؤتمرات او
اجتماعات او ندوات ..

يقوم السكرتير بالإجراء والترتيبات الضرورية التي
تساعد الرئيس في زيارته وتوفر

له راحة قبل وأثناء وحين عودته
………

أهم الإجراءات التي يقوم بها السكرتير أثناء سفر المدير
:

* تحديد مكان وزمان السفر وفق الوثائق اللازمة
...

يحدد الرئيس للسكرتير موعد ومكان الزيارة فيقوم مباشرة السكرتير
بتحضير

مستلزمات الزيارة في الوقت المناسب من تذاكر السفر والملفات
والوثائق والمعلومات

الضرورية المتعلقة بطبيعة العمل في تلك المنطقة
..

وأيضاً تجهيز وسيلة النقل التي يريدها الرئيس وعن موعد السفر باليوم
والشهر و الساعة

" صباحا ، مساء" وأن يستفسر عن أماكن التوقف وعن المقابلات
التي سيجريها المدير

في أماكن التوقف.

* إجراءات
حجز وسيلة النقل ومكان الإقامة ...

يقوم السكرتير بالحجز في كل محطة
توقف أو قيام ، إما هاتفياً أو شخصياً أو بواسطة

و كلات السفر ..كذلك تحديد
الفنادق التي يرغب الرئيس في الإقامة بها ..

يقوم السكرتير بإبلاغ الفندق
في اسم الرئيس ومركزه وموعد وصوله ...

* إجراءات تصاريح
الدخول والمغادرة ...

تشترط بعض الدول أو المناطق الحصول على تأشيرة
دخول مسبقة وأن يكون جواز السفر

أو وثيقة السفر سارية المفعول فعلى السكرتير
أن يدون أسماء هذه الأقطار في قائمة

خاصة للرجوع إليها عند الحاجة ...



* تأكيد موعد السفر (( مهمة
)) ...

تشترط بعض الشركات أن يتم تأكيد السفر مسبقاً قبل أربع وعشرين
ساعة أو ثماني

وأربعين ساعة فعلى السكرتير أن يتابع ذلك مع رئيسه ..


* إجراء تحويل العملة والمخصصات اليومية
...

يمكن للسكرتير أن يؤمن النقود اللازمة للرئيس بإحدى الطرق :


(شبكات سياحية – فتح اعتماد –شبكات الأرصدة الدائنة )

* تأمين الوثائق المطلوبة مثل الشهادة الطبية ، ورخصة القيادة وغيرها
:

فعلى السكرتير أن يكون على علم بما تتطلبه الأقطار المختلفة من
شهادات

ووثائق ويتم ذلك من خلال مكاتب السياحة فيعمل على تأمين حاجته من
هذه

الوثائق المطلوبة ..

2-إعداد جدول يفصل مواعيد
السفر ...

أي أن يقوم السكرتير بإعداد جدول يبين مواعيد السفر
والمقابلات ويضم الجدول

خلاصة للحاجات الأخرى كالمستندات والملفات اللازمة
وتزويده بالخرائط للأقطار

التي يزورها ..

كما يقوم السكرتير بإبلاغ
كافة الشخصيات والمؤسسات التي سيزورها الرئيس

بأهداف الزيارة لأخذ الموافقة
المسبقة لها ...

3-إعداد أوراق العمل والكشوفات اللازمة
...

أي أن يقوم السكرتير بجمع وإعداد المعلومات والبيانات والأوراق
والوثائق الخاصة

بالعمل والتي قد يحتاجها الرئيس في مهمته وعليه أن يقوم
بترتيبها حسب الجدول

المعد لكل مقابلة ..

4-إدارة
المكتب أثناء غياب الرئيس ...

* يقوم بإنجاز الموضوعات التي لم تتم
إذا كلف بذلك ..

* تحويل الأعمال التي لا يستطيع حلها إلى الجهات المختصة
..

* تجميع الأمور الباقية والتي لم يتخذ قرارا بشأنها في ملف خاص للمتابعة
مع الرئيس ..

* إعداد قائمة بأسماء الزوار والمراجعين الذين زارو المكتب أو
اتصلوا به أثناء غياب

الرئيس للعلم ..

* كتابة تقارير الأعمال
الهامة التي جرت أثناء غياب الرئيس ..

* يقوم بإطلاع الرئيس على الأمور
الهامة التي اتخذت في غيابه ..

الدرس السابع / التخطيط

لم
يبقى لنا سوى الشيء اليسير لذا حاول عزيزي القارئ التركيز...

موضوع اليوم
طويل لكنه شيق جدا ً ....

تمنياتي للجميع بقضاء وقت مفيد وممتع أثناء
القراءة .....

تخطيط أعمال السكرتارية الأولية
والثانوية

أهمية تخطيط العمل في السكرتارية
:

يعتبر التخطيط أمر ضرورياً للسكرتير .. وقد قال أحد رجال الأعمال
المشهورين :

" قبل أن تنظم الناس نظم نفسك
"

لأن التخطيط يعني إعداد تصور مسبق لحاجات المكتب من القرطاسية
واللوازم

المكتبية كما أن التخطيط يجعل السكرتير قادرا على تحديد الأهداف
ومن ثم

تحديد الوسائل التي يمكن بواسطتها تحقيق الأهداف ...

أنواع التخطيط :

1- تخطيط سنوي ( خطة سنوية )

2-
تخطيط شهري ( خطة شهرية )

3- تخطيط أسبوعي ( خطة أسبوعيه )

4- تخطيط
يومي ( خطة يومية )

التخطيط السنوي: ( هو خطة طويلة
الأجل بالنسبة لأعمال السكرتارية )

التخطيط الشهري:
( تتضمن الخطة الشهرية تصوراً عاماً خلال شهر معين )

التخطيط الأسبوعي: ( تعتبر متوسطة الأجل لأنها تجمع بين مزايا
السنوية واليومية )

التخطيط اليومي: ( تعتبر قصيرة
الأجل ومرنة أكثر من الخطة السنوية والشهرية والأسبوعية )

n]فالخطة اليوميةهي أفضل الخطط لمواجهة الأحداث الطارئة وللأعمال
ليوم واحد ]

السكرتارية والعلاقات الاجتماعية و
الإنسانية :

لا جدال في أن العلاقات الطيبة تلعب دورا أساسياً في
نجاح أي عمل سواء كان هذا العمل

تجارياً أم حكومياً ، فنجاح أي مؤسسة
تجارية أو أي مكتب حكومي يعتمد اعتمادا كبيرا

على عدد ما يكسبه من أصدقاء
..

ويعتبر السكرتير هو واجهة هذه العلاقة العامة لأنه هو أول من يقابل
العميل ،

وهو أول من يقابل ممثلي الدعاية والإعلان والزوار ..

لذا عليه مراعاة التالي :

أولاً :
المظهر و السلوك في العمل :

المظهر العام : يعتبر السكرتير الصورة التي تعكس سمعة
المكتب

أمام المراجعين والزوار..

ويجب أن يتصف
بمجموعة مواصفات هي :

* الصفات الجسمية :-
إن غالبية الصفات الجسمية موروثة لا سيطرة عليها يجب على كل

من
سيعمل في مجال السكرتارية أن يتمتع بصفات جسمية عادية خالية من

العاهات
الغير عادية ..

* النظافة :-أي أن يعتني السكرتير
بنظافة ملابسه مع الاهتمام بنظافة الجسم

وتقليم الأظافر وتسريح الشعر
ونظافته وتلميع الحذاء...

* الصفات الصحية :-يجب
على السكرتير أن يعتني بصحته جيدا وأن يتمتع بصحة جيدة

تساعده على أداء
واجباته الأساسية دون تعطيل أعمال المدير والمكتب ...

*
الملابس :- إن ملابس المكتب تختلف كثيرا عن ملابس الشخص خارج المكتب
،

ويجب أن تكون ملابسه متناسقة الألوان وأن لا يظهر بمظهر غير لائق
بإستعمال

الملابس الزاهية الألوان .....

*
التجميل :-المكتب هو مكان للعمل ، يمارس فيه السكرتير المهارات


المطلوبة منه ، كما أنه المكان الذي يستقبل فيه السكرتير جمهور الزملاء
والمدراء ،

لذلك يجب أن يظهر السكرتير بمظهر لائق دون تكلف ، مع الاهتمام
بكيفية استخدام

المساحيق بالنسبة للسيدات أي عدم وضع مكياج مبالغ فيه ،
لأنه يعكس

صورة المؤسسة ويعطي عنها انطباع غير لائق ..

ثانياً : السلوك في العمل ( قواعد التصرف المثالية الأساسية والسلوك في المكتب
)

1- الحضور في الميعاد ..

2- بشوشاً في كل وقت ..

3-
متصفاً بالمرح ..

4- منصتا ً باهتمام لتعليمات رئيسه حتى لايكون في حاجة إلى
تكرارها ..

5- كتوما في الأمور ..

6- معتنيا بالمكتب ..

7-
هادئا .( بمعنى يغلق الباب بهدوء ، يتحدث بصوت رقيق وهادئ )

8- مقتنيا
لمجموعة من المراجع الموثوق بها ، بما في ذلك معجم ..


علاقات السكرتير العامة والإنسانية :

*
التعامل مع الرؤساء :

- يكون متفهماً لرئيسه " شخصيته –نفسيته – ما
يرغب – ما يكره "

- يكتشف هوايات الرئيس وميوله وذلك من خلال التعامل
المستمر ..

- يتحلى بروح المجاملة ، الملاطفة ، الكياسة ، التي يتمتع بها
السكرتير تساعد

على تدعيم العلاقات الإنسانية مع الرؤساء ..

-قيام
السكرتير بتأدية أعماله بسرعة وإتقان وتلبية متطلبات المدير ..

* التعامل مع الموظفين < زملاء العمل > :

-قدماء الموظفين : لابد من معاملتهم بشكل جيد ..

- مجموعة العاملين في السكرتارية : وهم زملاء العمل الواحد ،
عليه أن لا

يشعرهم بأنه متعال أو متفوق عليهم ، وأنه الشخص المحظى لدى
المدير ..

- الموظفين الجدد : يحتاج الموظف الجديد
إلى المساعدة والأخذ باليد حيث يصعب على

هؤلاء الدخول ضمن المجموعة القديمة
من الزملاء إلا إذا حاولت المجموعة مساعدتهم

في ذلك لذلك يجب على السكرتير
أن يساعد هؤلاء على التكيف مع جو العمل الجديد ...

*
التعامل مع الأفراد من المؤسسات الأخرى

"" مثل:
المستهلكون –المساهمون –الموزعون -المؤسسات المنافسة – البنوك – الصحفيون
..""

يجب على السكرتير أن يوطد علاقاته الإنسانية والاجتماعية مع هذه الفئات


وذلك باتباع التالي :

1- الاهتمام بقاعة
الاستقبال من حيث الأثاث الذي يشعر الجمهور باهتمام

المؤسسة بهم .

2-
أن يحسن السكرتير معاملة الجمهور ، ودخولهم للمدير بسرعة ..

3- أن يشرف على
الحفلات السنوية والقومية والدينية ..

4- يوزع على الجمهور الكتيبات
والنشرات عن مشاريع الشركة المستقبلية .

5- أن يظهر للجمهور الدور الهام
الذي تقوم به المؤسسة في مجال الخدمة

الاجتماعية ومساهمتها في تطوير
الاقتصاد الوطني ...

يتبع الدرس الثامن / الاجتماعات

حتماً ستسأل : ماعلاقة هذه الثرثرة في
السكرتارية ؟؟!!!!!

لا تستعجل عزيزي القارئ فالسكرتير هو أحد الأركان
الأساسية للاجتماع ...

تابع معي الدرس وسيتضح لك الأمر ...

في
كثير من الاجتماعات يؤدي السكرتير مجموعة من الوظائف تساهم في تحقيق


الأهداف المنتظرة من هذه الاجتماعات ...


وظائف
السكرتير "" الاجتماعات "" :

وظائف قبل ميعاد
الاجتماع .

وظائف أثناء الاجتماع
.

وظائف بعد انتهاء الاجتماع
.

وظائف السكرتير قبل ميعاد الاجتماع
:

1- استقبال الطلبات والاقتراحات من
المديرين ورؤساء

الأقسام المقرر حضورهم الاجتماع وتتضمن الموضوعات التي
يرغبون إدراجها في جدول

الأعمال للاجتماع القادم ..

ويتعين عليه
إعداد الرسالة المخصصة لذلك ، وإرسالها للمسئولين المقرر حضورهم

الاجتماع
حسب النموذج التالي :

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]


أهمية هذه الرسالة :

1- تساعد الإدارة العليا في
الإلمام بالموضوعات والمشاكل التي تتعلق بالعمل

من وجهة نظر الإدارات
التنفيذية ..

2-تجميع الطلبات وتنسيقها وإعادة صياغتها مع مراعاة عدم تكرار
المعروض

منها من أكثر من جهة ، لنفس الموضوع وتقديمها للسيد رئيس الجلسة
لترتيبها

طبقاً للأهمية ..

3- كتابة جدول أعمال الجلسة على الآلة
الكاتبة ويتضمن ملخصاً وافياً عن الموضوعات

التي سيتم بحثها ومناقشتها أثناء
الاجتماع ..

4- إرسال جدول الأعمال للسادة المقرر حضورهم الاجتماع وذلك قبل
بدء الاجتماع ،

بوقت كافِ لدراسته من جانبهم ، وقيام كل منهم بإعداد
المذكرات التفصيلية لوجهة

نظرهم حتى يستطيعوا المشاركة الفعالة في الرأي
أثناء الاجتماع ..

5-الإشراف على تجهيز مكان الاجتماع على أساس " عدد
الحاضرين ، أهميتهم " ..

6-التأكيد على موعد الاجتماع هاتفياً قبل تاريخ
الاجتماع بيوم واحد ..

7-إعداد المستندات الضرورية اللازم تواجدها على طاولة
الاجتماعات للرجوع إليها ..


وظائف السكرتير أثناء
الاجتماع :

1- توزيع المفكرات والأقلام على الحاضرين مع كافة
المستندات اللازمة والمؤيدة

للموضوعات المقررة بجدول الأعمال
..

2-الجلوس في مكان مناسب ، يتمكن منه من تسجيل وقائع الجلسة بإحدى
طرق

التسجيل المتعارف عليها سواء كان ذلك " يدوياً –الاختزال – مسجل الصوت "


3-بدء تسجيل الاجتماع ويشمل ذلك :

* افتتاحية الاجتماع " بسم الله الرحمن الرحيم ".

* ساعة
وتاريخ ويوم بدء الاجتماع .

* تسجيل بدء الجلسة برئاسة (....) وأسماء
الحاضرين والمعتذرين وأسماء الغائبين ..

* الآراء والمناقشات التي أثيرت حول
كل موضوع بطريقة مختصرة بتسجيل الضروري

والهام منها بطريقة مختصرة
..

* القرار الذي اتخذ في كل موضوع ، وعدد أصوات الموافقين ، والمعارضين
ووجهة نظر

كل منهم ..

* الملاحظات التي يبديها رئيس الجلسة ،
لتسجيلها في محضر الاجتماع ..

* ميعاد الاجتماع القادم ..

* ساعة
انتهاء الاجتماع ..

* خاتمة الاجتماع وتشمل ( التحية والشكر للأعضاء من رئيس
الجلسة )..

4- العمل على جانبه على انجاح الاجتماع ويشمل ذلك بذل
أقصى الجهود لاستمرار راحة

الحاضرين وتقديم وسائل الضيافة لهم بموافقة رئيس
الجلسة ..

5-عدم التدخل نهائيا في المناقشات التي تتم أثناء الاجتماع وعدم
إبداء وجهة نظر معينة

في سيرالجلسة حيث لا يعد ذلك من اختصاصه
..

6-عدم اشتراكه بالتصويت على القرارات التي تتخذ في الجلسة ، حيث أن وظيفة
السكرتير

المشاركة بالرأي في الموضوعات المطروحة بل المعاونة في انجاح
الاجتماع ..

7- عدم الحديث الجانبي المستمر مع الرئيس أو أحد الأعضاء إلا
للضرورة ..

8-الاشراف الكامل على ترتيب الأشياء التي تجهيزها للاجتماع ...

الدرس التاسع / وظائف السكرتير بعد انتهاء الاجتماع


سنكمل اليوم بإذن الله وظائف السكرتير ولكن هذه
المرة بعد انتهاء الاجتماع ....

وظائف السكرتير بعد
انتهاء الاجتماع :

1-اذا كان الاجتماع قد تم تسجيله بآلة التسجيل (
مسجل الصوت ) يتعين على السكرتير

إعادة كتابة هذا الاجتماع على مسودات
ورقية ، تمهيداً لطباعته ..

2-عرض محضر الاجتماع في مسوداته على الرئيس ،
تمهيداً للموافقة على طبعه

على الآلة الكاتبه..

3-كتابة محضر
الاجتماع بشكل منسق ، مراعياً الأصول المتبعة في كتابة محاضر


الاجتماعات..

وفيما يلي نموذج لإحدى وقائع جلسات
الاجتماعات :

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

4- بعد
الصياغة النهائية لمحضر الاجتماع وطباعته يتم عمل نسخ كافية لتوزيعها

على
الأعضاء الحاضرين والاحتفاظ ببعض النسخ منه في ملفات مخصصة لذلك ..

5- يتولى
المتابعة لمدى تنفيذ القرارات السابقة التي سبق اتخاذها في كل جلسة من


جلسات الاجتماعات ..

6- عرض التقارير التي ترد دوريا وبشكل مستمر
على رئيس الجلسة لمتابعتها والوقوف

على ماتم تنفيذه من القرارات التي اتخذت
سابقاً ..

7-إعداد نماذج بيانية ، تتعلق بالمشاكل التي يتخذ فيها قرار
بالرجوع إلى بعض

العاملين في المنشأة ، لسماع أرائهم فيها ، وإعادة عرضها
على المسئولين لمناقشة

وجهات النظر واتخاذ القرار المناسب ...

أيضا سندرس وظيفة المدير أثناء الاجتماع ...

وظائف رئيس الجلسة أثناء الاجتماع له عدة وظائف هامة :

*
إتاحة الفرصة لكل عضو لإبداء وجهة نظره في الموضوع المطروح للمناقشة


والتمتع بالهدوء الكامل والصبر عند سماع أراء الحاضرين ...

* تقديم
الآراء بطريقة موضوعية تمهيداً لاتخاذ القرار المناسب في الموضوع المطروح للبحث
..

* تنظيم إبداء الآراء بحيث يُسمع المتحدث بدون مقاطعة ..

* التحلي
بالحكمة وأن يُشعر الحاضرين بمقدرته وكفائتة على إدارة الاجتماع ..

*عدم
الانفراد بالرأي عند اتخاذ القرار ..

* المحافظة على وقت الاجتماع
..

* يتعين على رئيس الجلسة أخذ فرصة للراحة أثناء
الاجتماع....

* * * *

يعتمد نجاح الاجتماع على خبرة وكفاءة رئيس الجلسة وثقة الحاضرين في
خبرته الإدارية ...

الدرس العاشر / الاتصالات


..

المهم اليوم راح نتناول آخر فصل وهو فصل
الاتصالات وسندرسه بشكل خاص

( في الشركات ) وبشكل عام ( في حياتنا اليومية
) والأخيرة إضافية من عندي

من أجل أن تعم الفائدة ...

تعريف الاتصال / هو عملية نقل واستقبال المعلومات
...

وبدون الاتصال لا يمكن أن تقوم المؤسسة ، والسبب في ذلك أن الاتصال هام
جدا ً

لأي مدير ذلك لأن الإدارة تعني انجاز العمل من خلال الغير ،، وهي
مهمة من الواضح

أنها تتطلب من المدير الاتصال مع الغير ومن الغير الاتصال
ببعضهم البعض ..

** تستغرق عملية الاتصال اليومي
نسبة تتراوح بين

75 % إلى 90 % من وقت العمل وينفق 5 %
من وقت الاتصال في الكتابة و10% في القراءة


و 35 % في التحدث و 50% في
الإنصات ...

ويمكن إضافة أن الاتصال يتم أيضاً بدون علم الشخص
عندمايلاحظ الغير تصرفاته

وتعبيرات وجهه أو حركات يديه أو جسمه وما يستدلون
منها على معاني ..

ومع ذلك فإن نقص الفهم وعدم التركيز
وعدم الاتفاق بين الأفراد ما هي إلا دليل ملموس

على أن الإشارات
المرسلة لم يتم استقبالها بالشكل المقصود من جانب المرسل
فإذا لم

يكن هناك مستمع أو لم يفهم أحد ما قيل أو كتب فلا يوجد اتصال
...

ولأن هناك مشكلة في الإنصات خاصة بالتفاوت في سرعة الكلام وسرعة
الانصات

ونتيجة لتزايد حجم العمل بالمؤسسات الحديثة وتباين أوجه نشاطها
وتعدد فروعها ،

فقد أصبح من المستحيل على أي مدير إداري أن يتابع شخصياً
كافة التفصيلات الدقيقة

للعمليات اليومية وصار من الضروري إقامة نظام فعال
للاتصالات على درجة عالية من

الكفاءة والمرونه ..

أهمية دراسة الاتصالات للسكرتارية ومديري المكتب :-

تعتبر
السكرتارية حلقة الوصل بين ادرارات وأقسام المنظمة في الداخل ، وبين المنظمة


والغير في الخارج من جهة أخرى ..فالعاملون في مجال السكرتارية يقضون معظم
أوقاتهم

في الاتصال مابين متحدثين وكاتبين وقارئين ومنصتين وعلى الطرف الآخر
نجد العاملين

بالمنظمة على مختلف مستوياتهم وفئاتهم وكذا أفراد الجمهور من
العملاء وغيرهم من

المتعاملين ...

لذا فإن أفراد السكرتارية أومديري
المكاتب لا بد أن تتوافر لديهم المهارات الأساسية

للاتصال بالغير سواء كانوا
مرسلين أو مستقبلين ...

أنواع الاتصالات
:

هناك أنواع مختلفة للاتصالات وهي
:

الانصات الحدي ..

الانصات التقيمي ...

الانصات
الاسقاطي ..

الإنصات الحدي: يقوم على إعطاء
اهتمام جزئي فقط وهو غالباً ما يؤدي إلى سوء فهم

المتحدث وقد يكون من
الأفضل تأجيل اجتماع ما إذا شعر المدير بأنه لا يستطيع

الإنصات كاملا ً لما
سيقال في الاجتماع...

الانصات التقيمي: يقوم
بإعطاء المستمع اهتماماً كاملاً للمتحدث ويُعِد ملاحظات للحكم

على كلام
المتحدث ويقوم المستمع بتقييم المتحدث ...

وغالباً ما يعد هذا النوع عقبة ً
في عملية الإنصات فبدلاً من انتقال الأفكار من

المتحدث إلى المستمع ينتهي
الأمر بفكرتين ، فكرة المتحدث وفكرة المستمع

والتي لا تنقل إحداهما في
الحقيقة إلى الأخرى ..

الإنصات الإسقاطي: ويتم
الاتصال الحقيقي عندما يُنصت المستمع بصدق للمتحدث ويفهم

موقفه وقصده ..
فبينما يستمع الشخص إلى ملاحظات المتحدث فإنه يتحاشى أيه

محاولة للنقد أو
الموافقة أو الرفض فهو يحاول إسقاط نفسه في عقل المتحدث

ويحاول حقيقة فهم
وجهة نظره بدون تقيم في ذلك الوقت ..

×× غي أن يبدأ
تقيم محتوى ملاحظات المتحدث بعد أن يكون الشخص استمع وفهم

ووعى ما قيل له
.ينبغي أن يبدأ تقيم محتوى ملاحظات المتحدث بعد أن يكون الشخص

استمع وفهم
ووعى ما قيل له .

ومن وجهة نظر أساسية فإنه ينتج عن غياب الاتصال انكار وجود
الإنسان ،،

لأن كل ناحية من لسلوك الإنساني ترتبط بعملية إرسال واستقبال
المعلومات فمثلا

ً حاجة الشخص العضوية لها القدرة على دفع سلوكه لأنها تملك
القوة على إرسال

المعلومات لإشباع دوافعه الأولية ،،وهكذا يعلم الشخص أنه
جوعان عندما يحس

بغمزه في معدته ...

في
الحقيقة أن القدرة على الاتصال من بين جميع القدرات المطلوبة للإدارة
الناجحة

هي بدون شك التي نقص معظم المديرين ..]وهذا هو
سبب الاستياء في العمل لأنهم

لم يجدوا وسائل إشباع قواهم الدافعة الأساسية
خصوصاً بالنسبة لحاجاتهم الاجتماعية

والنفسية ]..

إن السبب الرئيسي لأي نوع من الاتصال هو : تحقيق نو ع أو شكل ما
من الفعل

"" السلوك "" ويرتبط الفعل المرغوب عادةً
في نطاق منظمة الأعمال بالأداء الكفء

للواجبات والمسؤوليات ...

وهذا
لا يعني أن الفعل المطلوب يجب أن يكون بالضرورة في شكل سلوك مادي محدد

فقط
مثل عامل يقوم بتشغيل آلة بعد تلقي تعليمات عن طريقة القيام بذلك بل على
العكس

حيث أن الفعل المترتب على الاتصال غالباً ما يكون في شكل استجابة
اتجاهية ، أي قول

فكرة ما أو رغبة في عدم السلوك بطريقة معينة خاصة في حالة
النصح

فمثلاً "" محاولة نصح شخص معين يتغيب باستمرار
عن عواقب مثل هذا السلوك ""

* و يمكن تعريف الاتصال على أنه
:

عملية نقل المعلومات والفهم من شخص إلى شخص آخر، وينبغي التأكيد
على التفرقة

بين نقل المعلومات ونقل الفهم لأن الاتصال عملية معقدة ولها
أبعاد متعددة ..

منها نقل المادة من المرسل إلى المرسل إليه ، ومنها استقبال
الرسالة واستيعابها ،

ومنها قبول الرسالة أو رفضها ... ويُستعمل اصطلاح
الاتصال في العادة على ظن

أن جميع المواد المنقولة قد فهمت أو قبلت ويفترض
مثلاً في المعلومات التي ترسل إلى

العاملين أنه قد
تم توصيلها إليهم بمعنى أنها فهمت من جانبهم وهكذا قد يكون أو لا

يكون
صحيحاً ....

إذن :-فالاتصال هو
العملية الخاصة بإعلان الأفكار وجعلها مفهومة من الغير ،

وهو العملية الخاصة
بإغراء الغير على تفسير فكرة ما بالطريقة التي يعنيها المتحدث أو

الكاتب ،
وإذا تم توصيل الأفكار فقد تمت إقامة أرض مشتركة للفهم ...

الدرس الحادي عشر/ أنواع الاتصال في المؤسسات


أمثلة على الاتصال في المؤسسة :

عمل
مندوب البيع ما هو إلا نقل المعلومات إلى الغير ، أي أن لعملاء والشركة


والإعلانات في موقف اتصال ، وسجلات إدارة الحسابات كلها أعمال وجميع نواحي
حفظ

السجلات والتصميمات وأعمال السكرتارية كلها أعمال اتصال ...


النقاش الحاصل بين رجال الشركة في مشكلة ما يُعد اتصالاً
...

الكتابات والقراءات تمثل اتصالاً ... ومن المعلوم أن المدراء يقضون جل
أوقاتهم

في تلقي وإرسال المعلومات أكثر من اتخاذ القرارات
........

الاتصال الرسمي

معلوم مسبقاً أن
الإدارات عموماً تسير على شكل هرم بمعنى أنه لا ينتقل قرار ما من

المدير إلى
أصغر عامل في الإدارة وإنما بالتدرج الهرمي من المدير إلى الأقل فالأقل

حتى
الوصول إلى الشخص المعني .. وإن الغرض من التدرج الهرمي في المنظمة هو

تسهيل
تحكم شخص واحد أو مجموعة صغيرة من الناس في نشاط مجموعة كبيرة من

العاملين
...

لكن هناك حدودا ً لعدد المرؤوسين الذين يستطيع شخص واحد الإشراف عليهم
بفاعلية ،،

وعلى ذلك كلما زاد عدد الأشخاص في المنظمة كلما زاد عدد مستويات
الإشراف المطلوبة

ويتضح أثر ذلك على عملية الاتصال ...

إذا فرض (أ)في قمة المنظمة و(ه) في قاعدتها وبينهما على الترتيب

( ب
، ج ، د) وبالتالي يعتبر ( ه ) مسئولاً أمام (د) ويتصل (د) برئيسه (ج)

الذي يتصل مع (ب) والأخير مع
( أ ) ... وهنا يسير العمل بانتظام و إتقان
...

الاتصال والتنسيق

إن للاتصال دوراً
هاماً في تنسيق الجهود ، ولكي يتم التنسيق بين أفراد الفرق

بفاعلية يجب أن
يعرف كل عضو سلوك جميع الأعضاء الأخرين كأساس لتحديد سلوكه

وعلى ذلك فإن
معنى التنسيق الأكبر عمقاً ليس الترتيب الميكانيكي لأشياء متحركة

بذاتها
يطلق عليها أعضاء المنظمة بل يجب أن تتاح للشخص معلومات كافية حتى
ينسق

أعماله مع الغير بفاعلية وهذا هو المعنى الأهم للتنسيق وصلته الأساسية
بالاتصال ...

وتعتبر طريقة الاشراف التي تحقق نماذج مناسبة للسلوك في
المنظمة أحد الشروط

الضرورية لعمل الفريق إلا أنها تعمل على ربط الشخص
بالمنظمة بصفة عامة ولا تواجهه

بدرجة كاملة الى الأشخاص المعنين الذين سيعمل
معهم في علاقة فريق فهو

يحتاج الى معلومات أكثر وتأتي هذه المعلومات عن طريق
الاتصال الكثيف بين

أعضاء الفريق قبل اتباع طريق عمل ، وهذا يشير إلى أساس
فكرة المؤتمرات ...

حيث تعتبر إحدى طرق المشاركة في المعلومات قبل القيام
بفعل ما ...

الاتصال الغير رسمي

مهما بلغت
دقة نظام الاتصالات المنظمة فإنه يكتمل دائماً بالطرق غير الرسمية

التي
تتدفق عبرها المعلومات والأوامر والنصائح ......

ويقوم نظام الاتصال الغير
رسمي على العلاقات الاجتماعية بين العاملين بالمؤسسة ...

الدرس الثاني عشر / معوقات الاتصال
لقد تعلمنا سوياً ماذا نعني بكلمة اتصال وتعلمنا أنها لا تعني أن يسمعك
الأخر فقط

بل أن يستجيب معك ويتفاعل وتصل المعلومه له بالشكل الصحيح
ويستوعبها

هنا وهنا فقط نقول أننا قمنا باتصال جيد....

ولكن هناك
مايعوق هذه العملية ويجعلها صعبة تعال معي لنتعرف معاً على معوقات الاتصال
...


هناك أسباب تؤدي إلى الحد من فاعلية الاتصال
في المنظمة ومن بين هذه

المعوقات مايلي :


1- إن الشخص يسمع ما يتوقع سماعه
:

يتحدد ما يسمعه أو يفهمه الشخص عندما يتحدث اليه شخصاً آخر فهو
يسمع

ما يخبره ذهنه أنه قد قيل له بدلاً من سماع ما يقال له فعلاً وهو قد
يكون الشيء

نفسه أو شيئاً مختلفاً عنه تماماً أو قد يكون لدى الشخص اعتقاد
مسبق بما يعنيه

الغير وعند سماعه لشيء جديد يحاول ربطه بشيء مماثل خبره في
الماضي ..

وكثيراً ما يقاوم الشخص التغير ويميل إلى رفض الأفكارالجديدة
خصوصاً اذا

ما تعارضت مع ما يؤمن به ويحللها ...

2- للشخص إدراكه الخاص :

يترجم
الناس الشيء نفسه بطرق مختلفة كلاً على حسب خبرتهم السابقة ...

مثال : (
ضحك الطالبات في الفصل أثناء الشرح )

فبعض
المعلمات تأخذ هذا الضحك من باب الاستهزاء والسخرية بالمعلمة ذلك لأنها

لا
تثق بما لديها وربما لأن وضعها في العمل غير مستقر ...

وهناك معلمات تأخذ
هذا الضحك على انه إهمال وإضاعة للوقت في الوقت الذي

يجب أن تكون الطالبة
جادة ومهتمة قي الشرح ....

3-تقيم الشخص للمصدر :

إن الشخص يأخذ المصدر أو المتحدث
من ناحية مدى الاعتماد عليه

كمصدر لنقل المعلومات ...

4- عدم الاهتمام بالمعلومات التي تتعارض مع ما
يعرفه المستمع :

تفشل الاتصالات أحياناً في تحقيق الأثر المطلوب
لأنها تتعارض مع المعلومات

التي في حوزة المرسل إليه .....

فرضاً : ( قد يتجاهل الشخص ادعاء الادارة بأن العمل الجاد يؤدي
للترقية

ذلك لأنه يعلم أن الترقيات في هذه المؤسسة تتم في الحقيقة على أساس
الأقدمية

أو بعض الحسابات )

5-الكلمات تعني أشياء مختلفة :

ربما كلمة أرباح تعني
للادارة شراء معدات جديدة والزيادة في تطوير الشركة

وانتاجها وخلق فرص عمل
جديدة ....

فالإدارة إذن ترى كلمة أرباح وسيلة لتحقيق غاية ما .. بينما
العاملين يعتبرون

كلمة أرباح أموال فائضة متجمعة يجب صرفها عليهم
..

6- الألفاظ ذات دلالة معينة
..

7- تأثير الحالة
النفسية للمستمع على تقبله لما يسمع :

عندما يكون الشخص قلقاً وغير
آمن أو خائفاً فإن ما يسمعه أو يراه يكون

أكثر تهديداً عما لو كان آمناً
ويعيش في سلام مع العالم ...

وبحيث الشيء نفسه عندما يكون الشخص غاضباً أو
مكتئباً فقد يرفض في الحال

ما قد يبدو في حالة أخرى معقولاً أو فكره
سليم...


8- سوء فهم المستمع
للموقف :

من الصعب فهم المعلومات التي تقع خارج نطاق خبرة الشخص مهما
كانت طريقة

عرضهاسلسة وواضحة ...

الدرس الثالث عشر : وسائل الاتصال

هل مللت من حديثي ؟!

لا تقلق 00 لم يبقى
في جعبتي الكثير 00 استعد نشاطك وهمتك 00

درس اليوم بسيط سنتعلم فيه ماهي
وسائل الاتصال

( خاص بالمؤسسات والشركات ( أي مجال العمل ) وربما يحدث في
الحياة العامية

ولكنه بنسبة ضئيلة من وجهة نظري ) والآن مع الدرس
...

يمكن اعتبار أن المؤسسة تتكون من عدد من نظم الاتصال المرتبطة
بعضها ببعض

وقد يكون الاتصال في اتجاه واحد فقط مثلاً
من أعلى إلى أسفل أو من
أسفل

إلى أعلى أو قد يكون في الاتجاهين في الوقت
ذاته ..

وهناك أيضاً الاتصال الأفقي
الذي يشير إلى تدفق المعلومات "" إرسال و استقبال
""

بين الإدارات أو المسئولين لذين يعملون عند مستوى واحد في
المؤسسة

وهذا النوع من الاتصال أساسي جدا ً في نجاح أي مؤسسة
لأنه

بدون ذلك لا يمكن التنسيق بين نواحي نشاط الوظائف المختلفة
مثل

الإنتاج أو التسويق أوالتمويل ..

ويتم
الاتصال في اتجاه واحد من أعلى إلى أسفل بالوسائل التالية

مع ملاحظة أنها
غير كاملة رغم أهميتها،

لأن تدفق المعلومات إلى أعلى ضروري أيضاً وهي
:

* المذكرات المكتوبة * التقارير المنشورة

*
لوحات النشر * المنشورات

* المحاضرات والأحاديث * الاجتماعات



أما الاتصال من أسفل إلى أعلى فيمكن أن يتم عن طريق
:

* المناقشات الجماعية .

* الشكاوى

* الاقتراحات


* التنظيم الغير عسكري

* الاتصال غير المباشر على مختلف المستويات .

* دراسة وجهات نظر العاملين

*
المعلومات المحاسبية والتقارير الإحصائية ...

الدرس الرابع عشر : مقومات الاتصال الجيد

لكل بداية نهاية .. ولقد حانت لحظة وداعي لكم أحبائي فهذا هو الدرس
الأخير

لدورة السكرتارية ...

درسنا لهذا اليوم سيعالج كيفية انشاء
اتصال جيد ... لنبدأ الدرس معاً ..

هناك عدة عوامل
تساعد في تحقيق الاتصال الجيد و هي :

1-
ينبغي أن يكون خط الاتصال واضحا وان تعرف حدود السلطة
:

طريقة ذلك هي إعلان التعيينات الرسمية وواجبات كل شخص والخرائط
التنظيمية

وفوق كل ذلك تحقيق دوام النظام إلى الحد العملي
...


2- يجب أن يكون هناك خط
اتصال رسمي محدد لكل عضو في المؤسسة :
وهذا يعني أن كل شخص يجب أن يتصل
بشخص معين ( الاتصال في اتجاه واحد )

وأن كل شخص
يجب أن يكون مرؤوسا لشخص معين ( الاتصال في الاتجاه الآخر
)

وبمعنى آخر يجب أن يكون لكل شخص علاقة رسمية محددة
بالمنظمة ...


3- يجب
أن يكون خط الاتصال مباشراً وقصيراً قدر الإمكان :

إن الاتصالات
الرسمية تكون في الغالب في شكل كتابي أو شفهي وتعتبر اللغة

كوسيلة للاتصال
محدودة ومعرضة لسوء الفهم ، وتكون كثير من الاتصالات بدون إعداد ..

وحتى
المعدة منها تكون بحاجة إلى تفسير ...

** ملاحظة مختصرة
وهامة **

سرعة الاتصال تكون أقل كلما زادت المراكز
التي يمر بها هذا الاتصال ..

وعلى ذلك كلما قصر خط الاتصال كلما زادت سرعة
الاتصال وقل احتمال الخطأ ....


4- أن يكون خط الاتصال كاملا :
وهذا يعني ان اتصالا من رئيس
المنظمة إلى القاعدة ينبغي أن يمر بجميع مستويات

الاتصال ، وهذا ضروري
لتفادي الاتصالات المتعارضة التي قد تحدث اذا كان هناك تجاوز

في خط الاتصال
..

5- الأفراد على درجة كبيرة من
الكفاءة :

ويقصد بذلك المقدرة التامة فيما يتصل بعمل المؤسسة ، لأن
وظيفة مركز الاتصال

في المؤسسة ترجمة الاتصالات الداخلة بخصوص الظروف
الخارجية وتقدم العمل

والنجاح والفشل إلى اتصالات خارجية في شكل أعمال جديدة
وخطوات تمهيدية

وغيرها تشكل جميعها حسب الأهداف النهائية والحالية للمنظمة
.........


أخيرا /

يجب على الإدارة أن
تكون على علم بالعوامل الاجتماعية في المؤسسة لكي تحقق

الفاعلية من
الاتصالات وأن تحاول اختيار الأفراد الذين يميلون إلى التآلف مع المناخ


الوظيفي السائد بالمؤسسة ويمكن أن يتم ذلك عن طريق برامج التدريب التي
تقدمها

المؤسسة ...

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة] اتمنى للجميع الفائدة منقول

شكرا لك عزيزتي ريانية على الموضوع الشيق مثل هذه المواضيع نادرة جدا.
حسب خبرتي في السكرتاريه منذ سنوات و كذلك حاليا.
للسكريتاريه مفهوم واحد لكن تختلف من مدير لأخر و كيفية تعامله مع السكرتير.
و كذلك حسب الإدارة، فكل إدارة تحدد مهام السكرتير.

و يبقى في الأخير شخصية السكرتير إذا استطاع فرض رأيه في الإدارة و مع المدير...
فيكمن نجاحه هنا.